De e-bike is niet meer weg te denken uit het woon-werkverkeer. En daarmee is het opladen van e-bike accu’s op kantoor een dagelijks vraagstuk geworden op de werkvloer. Toch ontbreekt het bij veel organisaties nog aan een concrete plek in de RI&E (Risico-inventarisatie en -evaluatie). Niet omdat men het niet serieus neemt, maar omdat het onderwerp nieuw genoeg is om tussen wal en schip te vallen.

Dat is een risico op zichzelf. Want zodra er iets misgaat: een brand, een ontruiming, een aansprakelijkheidsvraag, is de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) het eerste document waar een verzekeraar of arbeidsinspecteur naar kijkt. Als het er niet in staat, staat je organisatie meteen zwak.

De RI&E is geen formaliteit, het is je juridische rugdekking

De Arbowet verplicht elke werkgever om risico's op de werkplek schriftelijk in kaart te brengen, inclusief de maatregelen die je treft en een plan van aanpak. Dat klinkt abstract, maar de logica is eenvoudig: je kunt alleen aantonen dat je verantwoord handelt als je kunt laten zien dat je het risico herkend, beoordeeld en beheerst hebt.

Voor e-bike accu's speelt dat concreet. Een lithium-ion accubrand is geen gewone brand. De accu produceert tijdens thermal runaway zelf zuurstof, waardoor de brand in intensiteit blijft toenemen en nauwelijks te blussen is. De vrijkomende rook is toxisch. In een inpandige stalling, kelder of kantoorruimte heeft dat directe gevolgen voor de veiligheid van medewerkers en de bruikbaarheid van het pand (NIPV, 2023).

Als dat risico niet in de RI&E staat, is het alsof het voor jouw organisatie niet bestaat. Juridisch en verzekeringstechnisch is dat een kwetsbare positie.

Wat hoort er in de RI&E als het gaat om e-bike accu's?

Een RI&E entry over het laden van e-bike accu's is geen technisch document. Het is een heldere beschrijving van het risico, de situatie en wat je eraan doet. Dat vraagt om antwoorden op een aantal vragen.

Waar worden accu's nu opgeladen? Niet waar het beleid zegt dat het mag, maar waar het feitelijk gebeurt. In veel kantoorpanden is dat een ander antwoord. Stopcontacten bij bureau’s, bureau lade, technische ruimtes, het patroon is herkenbaar. De RI&E moet de werkelijke situatie beschrijven, niet de gewenste.

Wat is het brandrisico op die locatie? Een accu die oplaadt in een open kantoorruimte heeft andere gevolgen dan een accu in een kelder naast een vluchtroute. De locatie bepaalt de ernst van het risico. Denk aan rookverspreiding via ventilatie, bereikbaarheid voor hulpdiensten en de aanwezigheid van brandcompartimentering.

Welke maatregelen zijn getroffen? Een verbod alleen is geen maatregel in de zin van de Arbowet als er geen alternatief is aangewezen. De wet vraagt om beheersing van het risico, niet om het verplaatsen ervan. Een aangewezen laadplek met een aantoonbaar veilige oplossing, bij voorkeur getest volgens VDMA 24994. De norm die specifiek voor dit risico is ontwikkeld, geeft hier dan ook het sterkste antwoord op.

Wie is verantwoordelijk voor toezicht en handhaving? De RI&E beschrijft niet alleen wat er is ingericht, maar ook wie erop toeziet dat het beleid wordt nageleefd. Dat is voor facility teams een concrete taak die expliciet moet worden belegd.

Schaduwgedrag maakt je RI&E ongeldig

Een veelgemaakte fout is dat de RI&E het papieren beleid beschrijft in plaats van de praktijk. Als er een laadverbod in staat maar medewerkers laden feitelijk nog steeds bij een stopcontact op het bureau, dan dekt de RI&E het werkelijke risico niet af. En bij een incident is dat precies waar het op stukloopt.

Schaduwgedrag is daarom niet alleen een veiligheidsprobleem, het is ook een compliance-probleem. Hoe dat ontstaat en waarom een verbod zonder alternatief het risico vergroot in plaats van verkleint, lees je in dit artikel.

De RI&E is pas sluitend als de beschreven situatie ook overeenkomt met de werkelijkheid op de werkvloer. Dat vraagt om een oplossing die medewerkers ook echt gebruiken.

Hoe vaak moet je de RI&E bijwerken?

De Arbowet schrijft voor dat de RI&E actueel moet zijn. Dat betekent in elk geval herzien bij relevante wijzigingen in de werksituatie. De sterke groei van het aantal e-bikes onder medewerkers, een aangescherpt intern laadbeleid of een aanpassing van de fietsenstalling zijn elk aanleiding om de RI&E op dit punt te herzien.

In de praktijk zien wij dat veel organisaties dit onderdeel nog niet hebben bijgewerkt na de snelle toename van e-bikes in de afgelopen jaren. Dat is een lacune die relatief eenvoudig te dichten is, maar die je niet wil laten bestaan als er iets misgaat.

Goed ingeregeld betekent aantoonbaar in de praktijk

Een RI&E die de werkelijke situatie beschrijft, een aangewezen laadplek die medewerkers ook echt gebruiken, en een oplossing die aantoonbaar veilig is, dat is wat juridisch en verzekeringstechnisch standhoudt. Niet als formaliteit, maar als bewijs dat je de verantwoordelijkheid serieus hebt genomen.

Doe de zelfscan: hoe kwetsbaar is jouw locatie?

Wil je weten of jouw kantoorlocatie op dit moment voldoende is ingericht om aan de Arbowet te voldoen als het gaat om e-bike accu's? Met de zelfscan breng je in een paar minuten in kaart waar de grootste risico's zitten, en of jouw huidige beleid en RI&E nog houdbaar zijn.